gpntbНаучные и технические библиотекиScientific and Technical Libraries1027-36892686-8601Russian National Public Library for Science and Technology10.33186/1027-3689-2019-11-63-74gpntb-503Research ArticleЭЛЕКТРОННЫЕ РЕСУРСЫ. ЭЛЕКТРОННЫЕ БИБЛИОТЕКИDIGITAL RESOURCES. ELECTRONIC LIBRARIESПроблемы создания электронных архивов. (Опыт формирования электронного архива документов ВАК)Issues in creating digital archives. (Experience of building VAK documentary e-archive)ЗайцеваЕ. М.ZaitsevaE.ГПНТБ РоссииРоссияRussian National Public Library for Science and TechnologyRussian Federation2019071120190116374Copyright © Зайцева Е.М., 20192019Зайцева Е.М.Zaitseva E.This work is licensed under a Creative Commons Attribution 4.0 License.https://ntb.gpntb.ru/jour/article/view/503

Выявлены и проанализированы проблемы, связанные с созданием электронных архивов. Обобщён опыт формирования электронного архива документов ВАК. Освещена деятельность по разработке и ведению информационной системы архивных документов ВАК, выявлены проблемные аспекты каждого этапа работ. Рассмотрены процессы анализа и систематизации архивных материалов, верификации архивных документов, их оцифровки, разработки информационной системы архивных документов, обеспечения хранения оцифрованных материалов. Цель проведённого анализа – обобщить сложные и проблемные вопросы, связанные с реализацией проекта, и наметить возможные подходы к их решению, которые могут быть использованы в аналогичных проектах. Определены пути наполнения электронного архива, предложен оптимальный порядок выполнения работ при создании электронного архива.

The author reveals and analyses the problems of digital archive building. She summarizes the experience of VAK (Higher Attestation Commission) documentary e-archive. Building and development of VAK archival information system is discussed; the problems of each stage are specified. The author discusses the processes of archival materials analysis and systematization. The processes of archival documents verification, digitization of archival materials, information system development, storage of digitized materials are examined. The analysis goal is to summarize complicated problems of the project implementation and to design viable approaches to be used in similar projects. The ways to populate digital archives are identified; efficient procedure for building digital archives is proposed.

электронный архив документов ВАКсистематизация документовверификация данныхоцифровкапоискхранениеVAK documentary digital archivedocument systematizationdata verificationdigitizationsearchstorageСтатья подготовлена в рамках выполнения Государственного задания ГПНТБ России на 2019 г. по теме «Анализ состояния, систематизация и оцифровка документов архивного фонда ВАК с верификацией данных за период 2015–2017 гг. по широкому спектру документов, а также контроль достоверности библиографических сведений для экспертной оценки в системе государственной научной аттестации» (910100Ф.99.1.АГ65АА00000).The article is prepared within the framework of the 2019 State assignment for the Russian National Public Library for Science and Technology, theme “Analysis of the current state, systematization and digitization of the documents in VAK archival collection with the data verification for 2015–2017 within the wide range of documents, and control of bibliographical data reliability for the expert assessment within the system of the state science attestation” (910100Ф.99.1.AG65АА00000).ReferencesРындин А. А. Архив без пыльных полок, или Способы организации архива документов предприятия // ECM-Journal: журн. о системах электрон. документооборота (СЭД). – Режим доступа: https://ecm-journal.ru/card.aspx?ContentID=1912029 (дата обращения: 28.06.2019).Ryndin A. A. Arhiv bez pylnyh polok, ili Sposoby organizatsii arhiva dokumentov predpriyatiya // ECM-Journal: zhurn. o sistemah elektron. dokumentooborota (SED).Юмашева Ю. Ю. Архивы электронных документов: проблемы и возможные решения // Власть. – 2015. – № 3. – С. 61–66.Yumasheva Yu. Yu. Arhivy elektronnyh dokumentov: problemy i vozmozhnye resheniya // Vlast. – 2015. – № 3. – S. 61–66.Залаев Г. З., Каленов Н. Е., Цветкова В. А. Оцифровка документов в научных архивах и библиотеках: вопросы и ответы // НТИ. Сер. 1. – 2016. – № 2. – С. 14–21.Zalaev G. Z., Kalenov N. E., Tsvetkova V. A. Otsifrovka dokumentov v nauchnyh arhivah i bibliotekah: voprosy i otvety // NTI. Ser. 1. – 2016. – № 2. – S. 14–21.Тихонов В. И. Архивное хранение электронных документов: проблемы и решения // Делопроизводство и документооборот на предприятии, февраль 2006. – Режим доступа: http://www.delo-press/articles.php?n=5150 (дата обращения: 28.06.2019).Tihonov V. I. Arhivnoe hranenie elektronnyh dokumentov: problemy i resheniya // Deloproizvodstvo i dokumentooborot na predpriyatii, fevral 2006.Евстигнеева Г. А. Качество оцифровки – проблемы и решения // Соврем. б-ка. – 2012. – № 5. – С. 58–61.Evstigneeva G. A. Kachestvo otsifrovki – problemy i resheniya // Sovrem. b-ka. – 2012. – № 5. – S. 58–61.Ларин М. В. Электронные документы: нормативно-методическое обеспечение // Вестн. архивиста. – 2008. – № 4. – С. 106–124.Larin M. V. Elektronnye dokumenty: normativno-metodicheskoe obespechenie // Vestn. arhivista. – 2008. – № 4. – S. 106–124.ГОСТ Р ИСО 30300-2015. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь. – Введ. 2016-07-01. – Москва : Стандартинформ, 2016. – 14 с.GOST R ISO 30300-2015. Sistema standartov po informatsii, bibliotechnomu i izdatelskomu delu. Informatsiya i dokumentatsiya. Sistemy upravleniya dokumentami. Osnovnye polozheniya i slovar. – Vved. 2016-07-01. – Moskva : Standartinform, 2016. – 14 s.ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. – Введ. 2007-07-01. – Москва : Стандартинформ, 2007. – 20 с.GOST R ISO 15489-1-2007. Sistema standartov po informatsii, bibliotechnomu i izdatelskomu delu. Upravlenie dokumentami. Obshchie trebovaniya. – Vved. 2007-07-01. – Moskva : Standartinform, 2007. – 20 s.Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом М-ва культуры РФ от 31 марта 2015 г. № 526) // Электрон. фонд правовой и норматив.-техн. документации. – Режим доступа: http://docs.cntd.ru/document/420266293 (дата обращения: 28.06.2019).Pravila organizatsii hraneniya, komplektovaniya, ucheta i ispolzovaniya dokumentov Arhivnogo fonda Rossiyskoy Federatsii i drugih arhivnyh dokumentov v organah gosudarstvennoy vlasti, organah mestnogo samoupravleniya i organizatsiyah (utv. prikazom M-va kultury RF ot 31 marta 2015 g. № 526) // Elektron. fond pravovoy i normativ.-tehn. dokumentatsii.Методические рекомендации по электронному копированию архивных документов и управлению полученным информационным массивом / Ю. Ю. Юмашева. – Москва : ВНИИДАД, 2012. – 125 с.Metodicheskie rekomendatsii po elektronnomu kopirovaniyu arhivnyh dokumentov i upravleniyu poluchennym informatsionnym massivom / Yu. Yu. Yumasheva. – Moskva : VNIIDAD, 2012. – 125 s.Методика контроля качества сканирования бумажных документов : метод. пособие и техн. рук. / С. М. Тимиргалиев, Н. И. Черновалова, О. В. Баркова, Е. В. Ларкин, В. В. Котов, С. Н. Клещарь, Ю. И. Заславский. – Москва : ДиМи-Центр, 2012. – 53 с.Metodika kontrolya kachestva skanirovaniya bumazhnyh dokumentov : metod. posobie i tehn. ruk. / S. M. Timirgaliev, N. I. Chernovalova, O. V. Barkova, E. V. Larkin, V. V. Kotov, S. N. Kleshchar, Yu. I. Zaslavskiy. – Moskva : DiMi-Tsentr, 2012. – 53 s.Бродовский А. И. Создание имидж-каталогов в ГПНТБ России средствами ИРБИС // Науч. и техн. б-ки. – 2009. – № 8. – С. 5–16.Brodovskiy A. I. Sozdanie imidzh-katalogov v GPNTB Rossii sredstvami IRBIS // Nauch. i tehn. b-ki. – 2009. – № 8. – S. 5–16.Формирование информационных ресурсов архивных документов ВАК / А. И. Бро¬довский, Е. М. Зайцева, Ю. И. Заславский, Б. И. Маршак // Там же. – 2018. – № 12. – С. 49–63.Formirovanie informatsionnyh resursov arhivnyh dokumentov VAK / A. I. Brodovskiy, E. M. Zaytseva, Yu. I. Zaslavskiy, B. I. Marshak // Tam zhe. – 2018. – № 12. – S. 49–63.

The authors declare that there are no conflicts of interest present.