Проблемы создания электронных архивов. (Опыт формирования электронного архива документов ВАК)

Выявлены и проанализированы проблемы, связанные с созданием электронных архивов. Обобщён опыт формирования электронного архива документов ВАК. Освещена деятельность по разработке и ведению информационной системы архивных документов ВАК, выявлены проблемные аспекты каждого этапа работ. Рассмотрены процессы анализа и систематизации архивных материалов, верификации архивных документов, их оцифровки, разработки информационной системы архивных документов, обеспечения хранения оцифрованных материалов. Цель проведённого анализа – обобщить сложные и проблемные вопросы, связанные с реализацией проекта, и наметить возможные подходы к их решению, которые могут быть использованы в аналогичных проектах. Определены пути наполнения электронного архива, предложен оптимальный порядок выполнения работ при создании электронного архива.

1. Рындин А. А. Архив без пыльных полок, или Способы организации архива документов предприятия // ECM-Journal: журн. о системах электрон. документооборота (СЭД). – Режим доступа: https://ecm-journal.ru/card.aspx?ContentID=1912029 (дата обращения: 28.06.2019).

2. Юмашева Ю. Ю. Архивы электронных документов: проблемы и возможные решения // Власть. – 2015. – № 3. – С. 61–66.

3. Залаев Г. З., Каленов Н. Е., Цветкова В. А. Оцифровка документов в научных архивах и библиотеках: вопросы и ответы // НТИ. Сер. 1. – 2016. – № 2. – С. 14–21.

4. Тихонов В. И. Архивное хранение электронных документов: проблемы и решения // Делопроизводство и документооборот на предприятии, февраль 2006. – Режим доступа: http://www.delo-press/articles.php?n=5150 (дата обращения: 28.06.2019).

5. Евстигнеева Г. А. Качество оцифровки – проблемы и решения // Соврем. б-ка. – 2012. – № 5. – С. 58–61.

6. Ларин М. В. Электронные документы: нормативно-методическое обеспечение // Вестн. архивиста. – 2008. – № 4. – С. 106–124.

7. ГОСТ Р ИСО 30300-2015. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь. – Введ. 2016-07-01. – Москва : Стандартинформ, 2016. – 14 с.

8. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. – Введ. 2007-07-01. – Москва : Стандартинформ, 2007. – 20 с.

9. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом М-ва культуры РФ от 31 марта 2015 г. № 526) // Электрон. фонд правовой и норматив.-техн. документации. – Режим доступа: http://docs.cntd.ru/document/420266293 (дата обращения: 28.06.2019).

10. Методические рекомендации по электронному копированию архивных документов и управлению полученным информационным массивом / Ю. Ю. Юмашева. – Москва : ВНИИДАД, 2012. – 125 с.

11. Методика контроля качества сканирования бумажных документов : метод. пособие и техн. рук. / С. М. Тимиргалиев, Н. И. Черновалова, О. В. Баркова, Е. В. Ларкин, В. В. Котов, С. Н. Клещарь, Ю. И. Заславский. – Москва : ДиМи-Центр, 2012. – 53 с.

12. Бродовский А. И. Создание имидж-каталогов в ГПНТБ России средствами ИРБИС // Науч. и техн. б-ки. – 2009. – № 8. – С. 5–16.

13. Формирование информационных ресурсов архивных документов ВАК / А. И. Бро¬довский, Е. М. Зайцева, Ю. И. Заславский, Б. И. Маршак // Там же. – 2018. – № 12. – С. 49–63.